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Estructura Organizacional

El despacho notarial corresponde a la Notaría,  que por mandato constitucional, se define como un particular con carácter de autoridad que por delegación del Estado presta un servicio público, el cual se encuentra reglamentado en la Ley. La inspección y vigilancia del servicio notarial lo ejerce la Superintendencia de Notariado y Registro.

La secretaria de autenticación atiende a los usuarios que concurren a la Notaria y recibe, tramita, devuelve al usuario, todos los documentos, contratos, poderes, acuerdos, comunicaciones, autorizaciones que requieren el reconocimiento de contenido y firma y/o presentación personal, según el caso o, dar fe de la correspondencia o identidad que hay entre el documento que tenga a la vista y su copia. Para la diligencia de auatenticación se podrá hacer en forma biométrica o en manual, en los casos que haya interrupción del internes, es decir, se utilizarán los sellos, como se utilizaron durante muchos años a lo largo de la historia del notariado colombiano.

La secretaria de escrituración recibe de los usuarios y revisa la totalidad de los documentos que se aporten como requisitos, anexos o pruebas que son necesarios para la extensión de la escritura; elaborará la respectiva minuta y la pondrá a disposición de los comparecientes para que la revisen, en el evento que hayan errores, se corregirán y se procede a la impresión del texto, se anexaran los todos los documentos que deban protocolizarse, será firmada por el o los usuarios, se ingresará la información al SISTEMA INTEGRADO NOTARIAL (SIN), para su liquidación y entregará a las partes la factura electrónica para su pago en caja. Finalizado este trámite, entregará la escritura y los anexos a la Notaría para su autorización.

La secretaria de declaración deberá recepcionar todos los testimonios extraproceso que rindan los interesados, junto con sus anexos según el caso y el texto lo plasmará en un acta que una vez finalice la actuación se imprimirá, se entregará al interesado para que la revise y lea; si hay objeciones o correcciones al texto, se enmendarán los yerros, luego será firmada por los declarantes e ingresará la información al SIN, para general la factura electrónica que será entregada para el pago en caja; una vez verifica el pago, la secretaria entregará la declaración al solicitante, con sus anexos, debidamente autorizada por la Notaria y que requieran de prueba la sumaria.

Adicionalmente, esta secretaria hará la labor de fotocopiado de todas la escrituras que serán entregadas a los usuarios, para el trámite de inscripción en la Oficina de Registro del lugar en que se halle ubicado el inmueble objeto de enajenación.

 

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